Comment créer et promouvoir un événement touristique participatif annuel

L’événementiel constitue un élément essentiel de la communication institutionnelle. Un évènement participatif est indispensable à la fois pour l’animation et la promotion du territoire et aussi pour les relations avec les habitants et l’ensemble des acteurs économiques locaux. Son organisation permet de valoriser les grands projets d’un territoire. Mais les différentes étapes qui conduisent à sa réussite sont nombreuses et complexes.

 Séquence 1 : Qu’est ce qu’un événement
participatif annuel

Contenu webconférence : (2h00)

  • Brise glace et introduction
  • Retour d’expérience : Historiques de
    « Jazz in Marciac » et « Les Vieilles
    Charrues »
  • Identifier les questions à prendre en
    compte pour qu’un événement
    annuel participe au développement
    économique local
    Activités à distance
    – Travaux pratiques : (10mn)
    – Lister selon vous les 3 prérogatives les
    plus importantes pour réaliser un
    événement de qualité et aux retombées
    locales

 

 

 

Séquence 3 : gestion d’un projet événementiel d’envergure

Contenu webconférence : (2h00)

  • Organiser la conduite de projet
  • Équipe
  • Budget
  • Lieu
  • Période
  • Rétroplanning
  • Prestations
  • Bénévoles…
  • Outils de la gestion de projets
  • Réaliser une check list évolutive

Activités à distance

Travaux pratiques : (30mn)
Réaliser une première check list / To Do
List de votre évènement selon les
éléments connus du projet (matrice et
contenu). Partage lors de la séquence 4.

 Séquence 5 : planifier et piloter le projet

Contenu webconférence : (2h00)

Réaliser un diagramme de Gantt
d’après les travaux pratiques
demandés à la séquence 4 :

  • Maîtriser l’enchaînement
    des tâches
  • Connaître le délai de chaque
    étape clé
  • Poser des jalons pour valider
    les étapes
  • Affecter et gérer les
    ressources (humaines,
    budgétaires, matérielles…)
  • Visualiser les tâches à mener
  • Suivre l’avancée du projet et
    le piloter au regard des
    délais planifiés
  • Estimer l’impact d’un retard
    sur la date de fin et les
    autres tâches

Activités à distance

Vidéo learning : (7mn)
Comment réaliser un diagramme de
Gantt avec Excel
https://www.youtube.com/watch?v=Hd
NLWeV2dQo

Séquence 7 : Être en alerte pendant l’événement

Contenu webconférence : (2h00)

  • Échange et partage sur les séquences
    passées
  • Gérer l’événement le jour J
  • Savoir pallier aux imprévus
  • Et en cas de nouvelle crise sanitaire ?
    Gestion de crise ou résilience ? E-Evènement

Activités à distance

Travaux pratiques : (20mn)
Réfléchir aux moyens d’évaluation de
son évènement

Séquence 9 : bilan et boîte à outils

Contenu webconférence : (2h00)

  • Échange et partage sur les séquences
    passées
  • Travailler un rapport sur le bilan de
    l’évènement
  • Réaliser la boîte à outils pour la
    réalisation d’un événement de qualité

 

 

Prix : 

    • 1100€/jours en intra-entreprise ou inter-entreprise groupe de 3 à 12 personnes
    • Auto-financement nous contacter

 

 

 

 

Séquence 2 : prérogatives pour un
événement annuel attractif

Contenu webconférence : (2h00)

  • Définition du design thinking et
    méthodes d’application
    (méthodologie innovante qui permet
    de transformer les idées et les
    projets en actions réelles et en
    prototypes tangibles)
  • Définir l’événement le mieux adapté
  • Objectifs
  • Cibles
  • Assurer la mobilisation des parties
    prenantes
    Les stagiaires décident d’un événement
    fictif comme base de travail de la
    formation

    Activités à distance
    Quiz : (10’)
    – Évaluation formative (Kahoot ou
    Wooclap)

Séquence 4 : Faire connaître son évènement

Contenu webconférence : (2h00)

  • Retour sur les travaux pratiques
    demandés et partage.
  • Plan marketing
  • Communication amont
  • Plan médias
  • Invitations / billetterie
  • Partenariats
  • PLV et outils de promotion

Activités à distance
Travaux dirigés : (60mn)
Lister les tâches qui vous paraissent
indispensables pour la réalisation du
projet. Réfléchir à un rétroplanning et
aux étapes clés pour la réalisation de
l’événement amorcé ensemble. Partage
lors de la séquence 5.

Activités à distance
Vidéo learning : (3mn)
Le diagramme de Gantt quezako ?
https://www.youtube.com/watch?v=uf
RVGLp_gCc

Séquence 6 : Préparer et ajuster avant le jour J

Contenu webconférence : (2h00)

  • Retour sur le diagramme de Gantt
  • Réaliser le programme technique de
    l’événement
  • Réaliser un filage d’avant évènement
    (dry run)

Activités à distance
Quiz : (10’)
Évaluation formative (Kahoot ou
wooclap)

Séquence 8 : Tirer des enseignements de votre évènement

Contenu webconférence : (2h00)

  • Évaluer l’événement
  • Satisfaction participants
  • Évaluation équipe projet
  • Évaluation partenaires
  • Retombées économiques
  • Et l’année prochaine ?
  • Réaliser une à 2 matrices
    d’évaluation

Activités à distance

Travaux pratiques : (30mn)
Lister les éléments importants à
communiquer sur le bilan de
l’évènement en vue de la rédaction d’un
rapport aux parties prenantes

 

Webconférence de suivi à 45 jours

Contenu webconférence : (1h00)

Suivi individuel ou collectif de la
formation.
Partage d’expériences avec feedback sur
les actions mises en place en interne
pour la gestion d’un projet
événementiel.

Date :

A définir

Pré-requis

Être organisé
• Savoir travailler en équipe
• Savoir utiliser Excel (tableur et graphiques).

  • Lieu
  • Formation à distance ou en présentiel
  • 17 rue Danton 34200 Sète
  • Parking gratuit à proximité
  • Gare à 10 min à peid