L’événementiel constitue un élément essentiel de la communication institutionnelle. Un évènement participatif est indispensable à la fois pour l’animation et la promotion du territoire et aussi pour les relations avec les habitants et l’ensemble des acteurs économiques locaux. Son organisation permet de valoriser les grands projets d’un territoire. Mais les différentes étapes qui conduisent à sa réussite sont nombreuses et complexes.
Séquence 1 : Qu’est ce qu’un événement
participatif annuel
Contenu webconférence : (2h00)
- Brise glace et introduction
- Retour d’expérience : Historiques de
« Jazz in Marciac » et « Les Vieilles
Charrues » - Identifier les questions à prendre en
compte pour qu’un événement
annuel participe au développement
économique local
Activités à distance
– Travaux pratiques : (10mn)
– Lister selon vous les 3 prérogatives les
plus importantes pour réaliser un
événement de qualité et aux retombées
locales
Séquence 3 : gestion d’un projet événementiel d’envergure
Contenu webconférence : (2h00)
- Organiser la conduite de projet
- Équipe
- Budget
- Lieu
- Période
- Rétroplanning
- Prestations
- Bénévoles…
- Outils de la gestion de projets
- Réaliser une check list évolutive
Activités à distance
Travaux pratiques : (30mn)
Réaliser une première check list / To Do
List de votre évènement selon les
éléments connus du projet (matrice et
contenu). Partage lors de la séquence 4.
Séquence 5 : planifier et piloter le projet
Contenu webconférence : (2h00)
Réaliser un diagramme de Gantt
d’après les travaux pratiques
demandés à la séquence 4 :
- Maîtriser l’enchaînement
des tâches - Connaître le délai de chaque
étape clé - Poser des jalons pour valider
les étapes - Affecter et gérer les
ressources (humaines,
budgétaires, matérielles…) - Visualiser les tâches à mener
- Suivre l’avancée du projet et
le piloter au regard des
délais planifiés - Estimer l’impact d’un retard
sur la date de fin et les
autres tâches
Activités à distance
Vidéo learning : (7mn)
Comment réaliser un diagramme de
Gantt avec Excel
https://www.youtube.com/watch?v=Hd
NLWeV2dQo
Séquence 7 : Être en alerte pendant l’événement
Contenu webconférence : (2h00)
- Échange et partage sur les séquences
passées - Gérer l’événement le jour J
- Savoir pallier aux imprévus
- Et en cas de nouvelle crise sanitaire ?
Gestion de crise ou résilience ? E-Evènement
Activités à distance
Travaux pratiques : (20mn)
Réfléchir aux moyens d’évaluation de
son évènement
Séquence 9 : bilan et boîte à outils
Contenu webconférence : (2h00)
- Échange et partage sur les séquences
passées - Travailler un rapport sur le bilan de
l’évènement - Réaliser la boîte à outils pour la
réalisation d’un événement de qualité
Prix :
- 1100€/jours en intra-entreprise ou inter-entreprise groupe de 3 à 12 personnes
- Auto-financement nous contacter
Séquence 2 : prérogatives pour un
événement annuel attractif
Contenu webconférence : (2h00)
- Définition du design thinking et
méthodes d’application
(méthodologie innovante qui permet
de transformer les idées et les
projets en actions réelles et en
prototypes tangibles) - Définir l’événement le mieux adapté
- Objectifs
- Cibles
- Assurer la mobilisation des parties
prenantes
Les stagiaires décident d’un événement
fictif comme base de travail de la
formation
Activités à distance
– Quiz : (10’)
– Évaluation formative (Kahoot ou
Wooclap)
Séquence 4 : Faire connaître son évènement
Contenu webconférence : (2h00)
- Retour sur les travaux pratiques
demandés et partage. - Plan marketing
- Communication amont
- Plan médias
- Invitations / billetterie
- Partenariats
- PLV et outils de promotion
Activités à distance
Travaux dirigés : (60mn)
Lister les tâches qui vous paraissent
indispensables pour la réalisation du
projet. Réfléchir à un rétroplanning et
aux étapes clés pour la réalisation de
l’événement amorcé ensemble. Partage
lors de la séquence 5.
Activités à distance
Vidéo learning : (3mn)
Le diagramme de Gantt quezako ?
https://www.youtube.com/watch?v=uf
RVGLp_gCc
Séquence 6 : Préparer et ajuster avant le jour J
Contenu webconférence : (2h00)
- Retour sur le diagramme de Gantt
- Réaliser le programme technique de
l’événement - Réaliser un filage d’avant évènement
(dry run)
Activités à distance
Quiz : (10’)
Évaluation formative (Kahoot ou
wooclap)
Séquence 8 : Tirer des enseignements de votre évènement
Contenu webconférence : (2h00)
- Évaluer l’événement
- Satisfaction participants
- Évaluation équipe projet
- Évaluation partenaires
- Retombées économiques
- Et l’année prochaine ?
- Réaliser une à 2 matrices
d’évaluation
Activités à distance
Travaux pratiques : (30mn)
Lister les éléments importants à
communiquer sur le bilan de
l’évènement en vue de la rédaction d’un
rapport aux parties prenantes
Webconférence de suivi à 45 jours
Contenu webconférence : (1h00)
Suivi individuel ou collectif de la
formation.
Partage d’expériences avec feedback sur
les actions mises en place en interne
pour la gestion d’un projet
événementiel.
Date :
A définir
Pré-requis
Être organisé
• Savoir travailler en équipe
• Savoir utiliser Excel (tableur et graphiques).
- Lieu
- Formation à distance ou en présentiel
- 17 rue Danton 34200 Sète
- Parking gratuit à proximité
- Gare à 10 min à peid